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12.0开始的版本可以指定日期年结存:比如指定日期选择的是2016-11-30日,那么年结存之后就会将11-30号(包含11.30号这天)之前的单据全部清空,后面的单据保留。
实际应用:很多客户都会在每年末很忙,没有时间做年结存,然后就继续录入了2017年的单据,这个时候客户想在把数据结存到2016年末的时候,就可以使用这个功能将指定日期设置为16年末最后一天。
年结存方法:
1、数据备份
2、创建一个新账套,恢复数据
3、在新账套里选择非多年账,指定日期做年结
注意事项:
1、皮革布匹版无此功能
2、使用了总账管理的无此功能
3、必须保证成本算法为移动加权,非移动加权不支持
4、清空指定日期前的所有单据(包括所指定日期当天)保留指定日期后的单据
普普、普及和普及2没有这个功能指定日期年结存是非多年帐年结存中的一个子选项,会清除指定日期当天以及之前的所有单据,保留指定日期之后的单据,指定日期年结存后系统会自动开账。
支持版本:线下的辉煌2&ERP版本从12.0开始增加了这个功能(普普、普及和普及2不支持),云上的版本(包括云辉煌、云辉煌2、云辉煌ERP)都支持此功能。
使用限制:
1、皮革布匹版无此功能;
2、使用了总账管理的无此功能【注:云辉煌erp 16.2的总账版本可以支持指定日期年结存,之前版本不支持的】;
3、必须保证成本算法为移动加权,非移动加权不支持;
年结存前准备工作:
1、完成全年业务&财务数据核对;检查利润表&资产负债表里是否存在科目金额超大、或者已经过亿的异常情况,核对往来明细账是否正确等。
2、如果对接有独立POS,需要将POS端数据先同步到后台。
3、如果启用了总账管理;涉及总账财务方面,需要先进行业务月结,业务单据全部引入生成财务凭证并记账,结转损益后进行账务核对,无误后再做年结存。
4、【重要】线下产品年结存前需要做好数据备份,且确认备份有效。
5、【重要】云产品年结存操作时系统强制自动备份。
年结存操作步骤:
目录
线下版本:
1、数据备份
系统维护---数据备份-服务器备份--输入备份文件名(英文字母开头)---服务器备份(重要步骤)
2、到管家婆安装目录下backup文件夹中确定已经备份成功并且生成了备份文件,注意备份文件的大小和时间。
3、新建一个账套,登陆软件到选择账套那一步的时候,选择创建,创建一个新的账套,这个账套作为【年结存后的账套】来使用。
4、进入刚刚创建的新账套,进入系统维护--数据恢复---服务器恢复,选择步骤1备份的数据,双击—确定,恢复步骤1备份出来的数据备份。
5、刚刚建立的这个新账套恢复数据备份后,进入账套,在系统维护—年结存,选择【系统不使用多年账】,并勾选【指定日期年结存】且设置好指定日期后,执行年结存操作。
注意:图中设置的指定日期为2023.12.31,则会清除2023.12.31当天以及之前的单据,保留2023.12.31之后日期的单据,这个日期请根据自己的实际情况设置。
6、上述操作相当于是新建了一个账套,恢复数据备份,用新建立的账套账套来做年结存后使用,这样操作后,还有一个原始的年结存之前的账套,可用于查询使用。
云上版本:
1、登录软件后进入系统维护---年结存---选择【系统不使用多年账】,并勾选【指定日期年结存】且设置好指定日期后,执行年结存操作。云辉煌2和云辉煌ERP建议勾上【创建查询账套】的选项,会自动生成年结存前数据的查询账套。
注意1:云上版本年结存时会自动强制做备份;
注意2:云辉煌版本不支持【创建查询账套】的选项,因为云辉煌为纯SaaS产品,是单账套模式;如客户有多个账套的需求,可直接管家公新购一套云辉煌,新购的云辉煌可以作为查询也可以用于做账使用【云辉煌可以支持一个手机号码购买多套,公司名称不允许重复】;
注意3:云辉煌2&云辉煌ERP年结存勾选【创建查询账套】的选项年结存生成查询账套时,不受云上的最大账套数限制;
注意4:多账套的客户,操作时请勿同时对多个账套做年结存;
注意5:年结存本身涉及到数据结转,较为耗时,正常情况下年结存点击后从数据结转到强制备份,预计10分钟左右;客户的数据越大耗时越长,还请伙伴们耐心等待,结存期间不要频繁点击年结存按钮,避免引起程序无响应,导致结存出现异常;
注意6:增值产品是否需要年结存,请与对应产品提前确认;
图中设置的指定日期为2023.12.31,则会清除2023.12.31当天以及之前的单据,保留2023.12.31之后日期的单据,这个日期请根据自己的实际情况设置。
2、年结存完成后,如果需要查询年结存之前的备份数据,代理朋友可在“云上管家-数据管理-年结存备份查询”查看客户年结生成的备份数据。