需求背景:
工程建筑、建材家装等行业的用户,存在工程项目管理的需求,即对工程项目的组织实施进行全过程或若干阶段的管理和服务,使项目能够在有限的资源条件下,达到预设的需求期望。增加【工程项目管理】模块,对项目的立项和验收、合同管理、项目进度、收付款计划、物料和费用预算进行全流程的线上管控,实现项目全生命周期的业务流转,并支持按项目核算企业经营活动中收支利润等,让分销用户能实时掌握项目的完整动态数据。
支持版本:A8/V3 9.94版本新增工程项目管理功能,V1暂时没有。
一、工程项目管理相关配置和权限:
1、首先在【系统配置—系统全局配置】界面按快捷键”Ctrl+Shif+8“后,会显示【工程项目管理】的相关配置。
【启用工程项目管理解决方案】
⑴、“启用工程项目管理解决方案”和“启用品牌应收管理”功能互斥,不支持同时启用。
⑵、当该配置勾选后,【采购销售严格关联项目】和【目费用预算单数据自动同步到工程项目的预算金额上】的配置才可以勾选。
⑶、启用后,重新进入软件,在菜单功能上就会显示【工程项目管理】的模块,对项目的立项和验收、合同管理、项目进度、收付款计划、物料和费用预算进行全流程的线上管控,实现项目全生命周期的业务流转。
⑷、启用后,【系统重建】和【年结存】时,会新增相关选项,用于清除工程项目档案或项目设置的审核流程。
⑸、启用后,普通操作员可以在【系统管理-安全设置-操作员权限】里设置工程项目相关的单据、报表、扩展字段等权限,设置工程项目的多级权限管辖范围;
【采购销售严格关联项目】
勾选后则控制【采购订单、采购入库单、采购退货单、销售订单、销售出库单、销售退货单】这几张业务单据表头的工程项目必选。
【项目费用预算单数据自动同步到工程项目的预算金额上】
勾选后项目档案上的“材料预算、人力预算、其它预算”会从生效的项目费用预算单上自动同步,不允许手动修改或变更。
2、勾选【启用工程项目管理解决方案】保存配置后,重新进入软件,在菜单功能上就会显示【工程项目管理】的模块,如下图:
3、勾选【启用工程项目管理解决方案】后,【系统重建】和【年结存】时,会新增相关选项,用于清除工程项目档案或项目设置的审核流程。
⑴、清除对应状态的工程项目档案及关联的合同时,项目关联的项目费用预算单也会被删除、业务单据上关联的项目或合同信息也会被清空;
⑵、清除审核流程时,会把合同管理或项目费用预算单设置的审核条件一起清除;
⑶、年结存后保留的项目、合同档案中,记录的“已结算金额、实际成本费用”等发生额数据仍然会保留,但无法查看单据明细;
4、普通操作员可以在【系统管理-安全设置-操作员权限】里设置工程项目相关的单据、报表、扩展字段等权限,并且还可以设置工程项目的多级权限管辖范围,详情看下面截图:
【允许查看项目预算成本】:
⑴、该权限控制了项目档案里的【材料预算、人力预算、其他预算、预算合计、预计垫资】是否显示;控制了合同档案的材料预算里【成本均价、预算金额、基本单位单价、实际出库成本、实际出库金额】是否显示。
⑵、当操作员无此权限时,操作员无法右键扩展出【材料预算、人力预算、其他预算、预算合计、预计垫资】字段,在变更项目时,无法变更预算资金;
二、工程项目的期初数据录入
⑴、期初单据:在【期初建账—期初单据】下,对【期初预收单、期初预付单、期初应收增加单、期初应收减少单、期初应付增加单、期初应付减少单、期初费用单、期初其他收入单、期初未结算销售出库单、期初未结算销售退货单、期初未结算采购入库单、期初未结算采购退货单】这12张单据分别支持维护工程项目的期初预收预付、期初应收应付、期初费用、期初其他收入、期初未结算购销数据等;
⑵、期初报表:在【工程项目管理—项目期初】下新增【项目账面库存期初、项目应收期初查询、项目应付期初查询】这3张报表,分别用于维护项目的库存期初数据、查询工程项目的期初应收/应付数据;
三、工程项目的业务流程
1、项目/合同档案管理:
⑴、项目档案管理:立项管理→项目变更→进度填报→项目验收;新建项目档案,记录项目的开工日期、完工日期、项目成员、备注等信息;
①、项目点击“生效”后,才能在合同、业务单据中被引用,注意生效后不允许再修改,只能通过变更的方式调整项目档案部分内容;
②、项目施工中,允许变更项目周期、预算资金、质保金,允许中止项目;项目完工后,允许变更验收结果;
③、变更质保金、变更验收结果有单独的权限控制;
④、填报项目进度时,目前是填报整体进度,暂不支持按阶段填报进度;
⑵、合同档案管理:合同管理→材料预算、收/付款计划→合同审核→超期应收/应付款查询;新建项目关联的合同档案,记录合同的属性、结算单位、合同金额、备注等信息,并设置收/付款计划和期限;
①、合同点击“提交”后才生效,注意提交后不允许再修改合同的属性、金额、备注等信息,只能通过“合同变更”调整收/付款计划;
②、建合同时,可将预计会使用的物料录入到档案,后面做物料领用或退回(其他出/入库单,调入预算材料)后,档案里可以看到物料的实际领用情况;
③、根据合同属性设置收/付款计划,收款合同设置收款计划。付款合同设置付款计划;
④、若按整个项目收/付款,而非按合同收/付款,可以只给其中一个合同设置收/付款计划(合同金额是整个项目的金额),其他合同金额设为0;
⑤、合同有审核功能:工程项目审核设置、工程项目待审核列表、工程项目已审核列表。
注意:合同需要特审时,特审人在【合同管理】里打开合同档案去审核;合同审核前,可在【合同管理】里打开合同档案,撤回审核申请;
⑥、在合同金额不变的情况下,允许增删改收/付款计划,已有实际收/付款金额的计划暂不支持变更;
注意:用户按合同收/付款后,系统会把合同已结算的金额,按计划的收/付款期限先后顺序依次分配(先早后晚),见下图示例:
某合同,收款5000
2、物料管理:
⑴、采购管理,调整了单据【采购订单、采购入库单、采购退货单】,支持工程项目物料的采购预订、采购入库和采购退货;
⑵、销售管理,调整了单据【报价单、销售订单、销售出库单、销售退货单】,支持工程项目物料的报价、销售预订、销售出库和销售退货;
⑶、材料领用/退回,调整了单据【其他出库单、其他入库单】,分别用于工程项目物料的领用、退回;
⑷、报损报溢:调整了单据【报损单、报溢单】,支持工程项目物料的报损报溢;
⑸、工程项目物料查询报表:
⑹、采购、销售、经营历程等报表:
⑺、如果客户的采购销售均与工程项目有关,请到【系统配置-系统全局配置-工程项目管理】里勾选【采购销售严格关联项目】的系统配置,该配置控制了【采购订单、采购入库单、采购退货单、销售订单、销售出库单、销售退货单】必须关联工程项目。该配置可随时取消勾选;
3、往来账款及成本费用:
⑴、往来账款,调整了【收款单、付款单、预收款单、预付款单、按单快速收款、应收增加单、应收减少单、应付增加单、应付减少单】,支持工程项目的收款付款、预收预付、应收应付。另外,调整了【往来核销单】,不支持核销关联了工程项目的单据;
①、做收款单时,支持按整个工程项目收款(此时只在表头选择项目),也支持按合同收款(此时表体要选择合同)。按合同收款时,优惠金额可以具体到某个合同的某笔费用上(即在表体录入优惠金额)。付款单同理;
注:【立项管理】里的实收、实付金额,是工程项目相关合同结算后汇总而来的;
②、收款单表头有了项目名称、往来单位、币种后,表体才能选择合同,因为合同选项会根据这3个信息来过滤。这3个信息分别对应合同的【所属项目、对方单位、币种】。付款单同理;
③、做收款单时按单结算,结算与工程项目有关的单据时,支持按合同收款。付款单按单结算时同理;
④、按单快速收款时,结算与工程项目有关的单据时,只支持按工程项目收款,不支持按合同收款;
⑤、预收、预付到工程项目上的钱款,并未指定必须用于原工程项目结算时抵扣,也未指定必须用于工程项目结算时抵扣,即并未建立工程项目维度的预收、预付账户。可到项目收付款明细表、项目总览等报表里查询工程项目相关的预收预付数据;
⑵、成本费用,调整了【费用单、现金费用单、其他收入单、业务凭证】,支持记录工程项目的费用支出情况、其他收入情况以及做工程项目的业务凭证。
⑶、【未完全结算收付款单查询、收付款结算明细查询、回款分析、单据结算分析、现金银行汇总统计】的查询条件和明细列也增加了“项目名称”字段,支持按项目统计往来、现金银行数据;
二、可设置工作项目审核流程
三、有【项目费用预算单】和相关项目费用预算报表的查询,用于预估工程项目中产生的费用项目金额;
1、【项目费用预算单】
⑴、开单界面如图,其中表头的“往来单位、结算单位”非必填,表体只能选择04【支出类】下的业务项目;
⑵、同一工程项目可以多次添加项目费用预算单;
⑶、项目费用预算单支持在【单据自定义设置】中设置表头/表体自定义字段;
⑷、项目费用预算单支持在【工程项目审核设置】中设置审核流程,满足审核条件的单据需要审核通过后才会在后续报表或项目档案中被统计到;
⑸、【系统配置→系统全局配置→工程项目管理】中如果勾选“项目费用预算单数据自动同步到工程项目的预算金额上”,则项目档案上的“材料预算、人力预算、其它预算”都不允许手动修改或变更,只能从生效的项目费用预算单上同步;
注意:勾选该配置时,会根据项目费用预算单重算“进行中、重新整改”状态的工程项目档案上的预算金额;“已完成、已中止”状态的项目档案预算金额不变,仍然是之前手工填写的值。
2、【项目费用预算单查询】:用于统计操作员提交的项目费用预算单据,支持对单据做查看、删除、复制等操作;
3、【项目费用预算单明细查询】:同样统计操作员提交的项目费用预算单据,但按明细费用项目数据展开;
4、【项目费用预算检视】:用于查询费用项目的预算金额和实际发生额的差异情况;
四、工程项目相关报表
1、【项目总览】:用于便捷地查询项目的整体情况,方便企业管理人员总揽项目的基本信息概况、合同资料,项目耗用的材料、人力、费用等成本投入情况,以及和收入、支出情况和资金使用情况等;
⑴、可以从左侧的项目类型中选择要查看的项目档案,也可以通过“查找”功能进行过滤;
⑵、“基本信息”页签展示项目的基本信息字段,其中:
①、“应收/应付金额”:指的是合同的应收/应付总额,而不是项目的应收/应付余额,对应的“实收/实付金额”也仅统计合同的实际结算金额;
②、项目进度中的“时间进度”:目标值为项目工期的总天数,指标数据为开工日期至今的天数,项目验收通过即截止;
③、项目进度中的“填报进度”:用户在项目【进度填报】中手动填写的值;
④、项目进度中超过目标值的指标数据会用红色进度显示;
⑶、“项目合同”页签,按“收款合同/付款合同”分别展示该项目关联所有合同信息及结算情况;
⑷、“预算成本”页签:按“材料费、人工费、其它”三个类别展示04【支出类】业务项目的预算及实际发生额总数;
⑸、“材料明细”页签:统计工程项目中耗用的材料明细(即【其他出库单/入库单】中的商品出入库明细数据),并按商品汇总,出库数量/金额计为正数、入库数量/金额计为负数,只展示出库数量或金额不为0的商品;
注意: 材料明细仅统计【其他出库单/入库单】数据,和“预算成本”中“材料费”类别的业务项目发生额统计维度不一样;
⑹、“人力成本”页签:统计该工程项目中,费用类别为“人工费”的费用发生额,并按职员进行汇总;
⑺、“其他费用支出”页签:统计该工程项目中,费用类别为“其他”的费用发生额,按业务项目展示;
⑻、“项目资金”页签:体现工程项目中的资金流转情况,如果现金银行发生了变化(含会员储值冲抵),相应的业务单据都统计在此,按单展示;
注意:“项目资金”页签不止统计按合同收/付款的数据;且合同上有结存前的结算金额数据,但明细数据未保留,故这里的资金收入/支出数据和基本信息页签中的“实收/实付”的统计维度不一样。
2、【项目材料耗用明细表】:工程项目管理中,通过“其他出库单、其他入库单”实现材料的领用和退回。本次新增的【项目材料耗用明细】表,专门统计项目相关的“其他出库单、其他入库单”的商品出入库记录,并按单据明细展开。
3、【项目库存状况表】:
4、【项目收付款明细表】:用于查询项目相关的资金收入和支出情况。项目相关的业务单据如果导致现金银行产生了变化(或使用了会员储值冲抵),都会统计在这张报表中,并按账户展开;
5、【项目创利表】:统计工程项目中产生的收入,以及耗用的材料成本、人力成本等费用支出情况,分析该项目为企业创造的利润收益,包括结存前的项目数据;
6、【项目收入报表、项目支出报表】:展示项目相关的收入/支出项目(业务)的发生额,并支持查看明细账数据;
⑴、如果要查询结存前的数据,查询条件中请不勾选“按时间查询”;
7、【项目往来对账表】:用于统计工程项目相关的往来数据,期初也会包含工程项目的期初往来数据,并支持查看明细;
⑴、点击“往来对账”,支持跳转到【项目往来对账明细表】中,可以按单或按商品展开;
⑵、项目相关的往来业务单据同样会在系统原来的【往来对账表】中统计,可以在原【往来对账明细表】中进行对账;
8、【项目应收查询、项目应付查询】:用于统计工程项目影响到的往来应收/应付数据,期初也会包含工程项目的期初应收/应付数据,同样支持查看明细;
9、【项目超期应收款、项目超期应付款】:查询合同收/付款计划的超期情况;
⑴、统计未完成结算的合同收款计划,并按合同中设置的收款计划明细展开;
10、【进度填报记录查询】:
11、【项目验收记录查询】: