需求背景:
为加强企业财务管理、规范费用开支和报销行为,本次增加内部借款报销功能,支持员工因出差、购买办公用品等原因向财务部申请借款,以及事后的报销。
功能描述:
1. 在【系统管理-安全设置-操作员权限】里设置借款报销相关的单据、报表的权限;
2. 无预制总账凭证模板,需要财务手工设置;(在【总账管理-基础资料-凭证模板成本费用类】下面设置借款单、费用报销单的凭证模板 )
a) 设置凭证模板之前,建议新建会计科目,用于借款单凭证的借方和费用报销单凭证的贷方使用,会计科目建议建【其他应收款】的下级科目,见下图所示:
新建下级科目时,不核算往来,或只核算分支机构、部门、职员(只要不核算往来单位就行) ;
不核算往来单位,是因为借款单里没有往来单位,如果借款单凭证里的科目要核算往来单位,会导致借款单过账后无法生成凭证,需要人工生成凭证,且生成凭证时要选择往来单位辅助核算信息;
b) 借款单凭证模板,样式参考如下:
c) 费用报销单凭证模板,样式参考如下:
【单据上收付款项目对应科目】既可以选择为借方,也可以选择为贷方;
将借款单凭证上的【借方科目】选择为费用报销单凭证上的【贷方科目】
3. 借款单、费用报销单有审核、编号设置、单据自定义、单据打印、单据报表列控制等功能;
4. 借款单:员工因出差、购买办公用品等原因向财务部借款时,做借款单;
5. 费用报销单:员工完成工作后,报销相关借款费用;
a) 支持【事前申请,事后报销】和【事前垫付,事后报销】;
b) 【事前申请,事后报销】:事先做了借款单,事后报销时要调入借款单报销;
一张借款单,只能报销一次,当报销金额≠借款金额时,多退少补。
比如:借款1000,若只用了800,则报销时,要退给财务200;若用了1500,则报销时,要找财务补500;
费用报销单表尾【退补金额】: =借款金额-报销金额。为正数时,代表员工将未用完的金额退给企业。为负数时,代表企业把超支金额补给员工;
c) 【事前垫付,事后报销】:事先未做借款单,事后直接报销;
6. 借款报销查询报表:
7. 系统原有报表也做了相应调整,支持统计借款报销数据: