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1、年结存前准备工作
1、完成全年业务＆财务数据核对，确认本年单据都已全部完成并过账，当前的期末数据=年结存后的期初数据；
2、如果有对接第三方程序，注意同步数据，确认第三方的单据都上传到软件后台了，单据都结存并过账了，然后第三方停账，再做年结存。
3、检查利润表＆资产负债表里是否存在科目金额超大、或者已经过亿的异常情况，核对往来明细账是否正确等。
2、备份步骤&恢复备份步骤
确认数据没有问题之后，将开始年结存，当前是结存前最重要的一个步骤【备份】
2.1、备份步骤
2.1.1、云上版本
年结存时会自动后台强制做备份，无需手动备份；
2.1.2、线下版本
1、数据备份：系统维护--系统设置--数据备份--输入备份文件名(英文字母开头)（重要步骤）
2、到管家婆安装目录下Program\BackUp文件夹中确定已经备份成功并且生成了备份文件，注意备份文件的大小和时间。
2.2、备份恢复步骤
往年年结存的时候经常会遇到有其他意外情况提前做了年结存，需要恢复年结存前的数据，重新年结存；或者线下版本需要新建账套，在新账套恢复年结存前备份操作年结存的情况，以下是数据恢复步骤
2.2.1、云上版本
1、请【代理朋友】在云上管家【代理端】——数据管理——年结存备份查询，搜索客户名称或者客户对应服务的手机号，找到对应时间点的年结存备份数据，点击恢复数据。
【注意】云上管家【客户端】年结存备份没有数据恢复操作，只能下载年结存备份
2、会有一个提示【数据恢复后，当前账套的数据将无法找回，建议先进行备份，再操作【数据恢复】，
点击【去备份】将跳转回客户账套界面，请点击对应账套后面的【更多操作】完成当前数据备份。
点击【立即恢复】会有界面可以选择需要年结存前备份恢复的账套，选择对应账套之后，点击【发送验证码】，会有验证码发送到客户对应手机号手机上，然后录入验证码，数据开始恢复，状态为【已恢复】后表示数据恢复成功，请登录账套确认数据
特别说明：云上年结存备份数据值保留【180天】，可根据需要随时在云上管家年结存备份查询中恢复，数据恢复后，目标账套的原数据将会被覆盖，无法找回；请谨慎操作!
2.2.2、线下版本
1、新建一个账套,登陆软件到选择账套那一步的时候,选择创建,创建一个新的账套，这个账套作为【年结存后的账套】来使用。
2、进入刚刚创建的新账套,进入系统维护—系统设置--数据恢复--服务器恢复，选择步骤1备份的数据，双击—确定，恢复步骤1备份出来的数据备份。
3、刚刚建立的这个新账套恢复数据备份后，进入账套，在系统维护—结存管理--年结存，开始进入对应年结存操作
3、年结存操作步骤
3.1、非多年帐年结存
年结存界面最上方选择【系统不使用多年账】，
点击【年结存】按钮之后，等待年结存。提示【年结存以正确完成，确认退出！】后年结存完成
3.1.1、年结存选项说明
a.清除草稿：勾选之后业务查询—业务草稿里面当前所有草稿单据将被清空；
b.清除已完成订单：勾选之后进货订单/销售订单已完成状态的将会被清除；
c.创建查询账套：云上版本可以勾选【创建查询账套】，会自动生成年结存前数据的查询账套，将自动生成查询账套，是正式账套；线下版本勾选后也将生成查询账套
d.年结存商品选项【自行选择】：
无：保持当前状态，所有数据结转；
批量停用库存为0的商品：年结存时，当前库存状况表库存为0，年结存后商品信息里面自动停用；
批量删除库存为0的商品：年结存时，当前库存状况表库存为0，年结存后商品信息里面自动删除；
批量删除库存为0的停用商品：年结存时，当前库存状况表库存为0并且商品信息上为停用状态，年结存后商品信息里面自动删除；
e.年结存询报价选项【自行选择】：选择删除/或者保留辅助功能——询报价管理里面的询报价单
f.指定日期年结存：这是非多年帐中的另一种年结存方式，后面将会介绍，这里不做具体说明；
3.1.2、年结存效果
a.年结存将清空经营历程和所有的明细账，保留基本信息、价格跟踪；年末结存数据作为下一年的期初数据；
b.年结存后数据处于期初状态，客户可以根据自己的需求，调整期初数据、成本算法、以及系统配置等；调整后重新开账继续使用；
c.可有效提升软件运行效率。
3.1.3、年结存后的开账日期
年结存后，新的一年的开始日期，开账后刚开始默认的是上一年最后一个月的开始日期：
如果上一年做了月结存，最后一个月开始日期是12月1日，那新的一年开账日期默认就是这个日期，如果没做月结存，那就是最开始的日期（如25年1月1日）；
开账后第一张单据的录单日期不能在开始日期之前，如果默认的开账日期是2025年12月1日，那新的一年单据日期必须在这个12月1号及之后的日期，第一张过账单据的录单日期还会影响本年的开账日期，如果第一张单据选择12月3号的日期过账，那本年开账日期就会变成这个12月3号。
提醒：如果需要录入12月1日之前的单据，可以备份好数据，做一个系统重建，再去开账，那就可以录入之前日期的单据，第一张单据就改为最早的日期去过账，比如2024年1月1日，这样开账日期就是就是2024-01-01。
3.2、指定日期年结存
指定日期年结存是非多年帐年结存中的一个子选项，会清除指定日期当天以及之前的所有单据，保留指定日期之后的单据，指定日期年结存后系统会自动开账，不能修改期初。
3.2.1、操作说明
1.系统维护—系统管理 ——【年结存信息表】，【本年】起止时间是2024-01-01—2026-01-20，表明当前经营历程里面存在这个时间范围内的已过账单据，如果做非多年帐年结存也会将26年的单据一起清除掉，需要保留这部分单据，比如保留2026-01-01之后的所有单据【包括这个时间】；
2.勾选指定日期年结存：选择时间2025-12-31，软件将就会将2025-12-31之前【包括这天】经营历程所有录单时间是这个范围内的单据全部清除；
使用限制：必须保证成本算法为移动加权（未启用批次），非移动加权不支持，会有以下提示
3.3、多年账年结存
3.3.1、操作说明
年结存界面最上方选择【系统使用多年账】，选择之后输入年结存名称，比如账套是2025年的业务数据，就输入2025年，来区分年度数据。
和非多年账年结存不同，多年账年结存后将保留经营历程所有过账单据，默认为已开账状态（无法反开账）；无法修改期初以及系统配置。
3.3.2、开账时间
如果经营历程里面最后一张单据的【录单日期】在服务器电脑系统日期之后，多年账的开账日期就是经营历程里面最后一张单据（含红冲单据）录单日期的第二天；
若服务器系统日期在经营历程最后一张单据之后那么多年账年结存后的开账日期为服务器系统日期的第二天；
例如，经营历程里面最后一张单据【录单日期】为2025-12-31，服务器系统日期为2025-12-05，今天做了多年账年结之后系统开账日期则为2026-01-01；
如果经营历程里面最后一张单据【录单日期】为2025-12-31，服务器系统日期为2026-01-01，今天做了多年账年结存后开账日期为 2026-01-02；
3.3.3、注意
1.【线下】年结存前请确认好主机服务器电脑时间以及账套业务查询--经营历程查询截止时间放大到2099年，进入报表之后日期排序，确认最后一张单据录单时间没问题，避免有错误日期单据导致年结存后开账时间不对；
2.【云上客户】云上服务器时间是不支持修改，账套业务查询--经营历程查询截止时间放大到2099年，进入报表之后日期排序，确认最后一张单据录单时间没问题，规划好年结存操作时间；
3.（1）多年账年结存之后，以下报表可以直接查询之前年度数据
a.财务管理--往来资金--运营状况--经营情况（利润表），统计方式：查询时间段；使用这个查询方式，可以查看之前年度利润表表数据情况以及对应科目明细账；
如果使用的是会计月的统计方式，则只能查询【本年】月结存会计月的利润表主表数据，无法查询之前年度数据，只有明细账才能选择查询时间范围
b.财务管理--往来资金--运营状况--现金银行收支情况表
c.部门利润表
d.财务管理--费用管理--部门/职员/地区/单位费用分布表
（2）多年账年结存之后，以下报表无法直接查询之前年度数据，只能通过明细账方式扩大明细账时间查询范围来查看
a.财务管理--往来资金--运营状况--资产负债表（树形表）、现金银行
b.财务管理--费用管理--费用合计统计
c.财务管理--往来资金--其他收入
3.4、总账版指定期间年结存
3.4.1、适用版本
只有总账账套才有这个年结存方式，目前也只有这一种方式。
3.4.2、操作步骤
1.请确认总账管理——凭证引入，【本年会计期间内】已经没有业务单据显示需要引入生成凭证；如果有，请客户核对相关单据是否需要引入生成总账凭证，如果不引入总账生成凭证可能会衍生出总账财务数据和业务数据不等问题；
2.由于总账版本业务月结存之后才会生成结转成本凭证，所以总账版本第12期的业务期间需要再做一次业务月结存，做业务月结存会有以下截图提示，那么这个时候就需要去【系统维护】——【会计期间】——【会计期间设置】，点击【增加年度】（Q5版本路径：系统维护——结存管理——会计期间），才能做月结存；
3.年结存前需要做结转损益，总账管理，期末处理，结转损益；没有结转损益就操作年结存，将有以下提示；
【注意：结转损益后的凭证也需要记账后才可以年结存】
4.结转损益完成之后，和老平台一样；总账是不会自动将【本年利润】的余额结转，需要客户自行手动做一张凭证去结转本年利润；参考以下分录：
（1）将本年的收入和支出相抵后的结出的本年实现的净利润：
借：本年利润
贷：利润分配-未分配利润/实收资本
（2）如果是亏损：
借：利润分配-未分配利润/实收资本
贷：本年利润
5.所有总账凭证都需要完成记账，以及总账管理里面的【财务月结】，完成之后，在年结存——【年结存指定期间】选项才有可以选择年结存的期间，否则为空，无法操作年结存；
6.新增会计年度，且新年度里面已经做了相关的业务单据，做年结存时选择了之前年度最后一个期间，年结存时会提示【当前年结存指定期问之后还有数据，是否继续？】，点击确认之后，本次指定期间年结存完成；上一年度的年末数据直接结转到新年度的期初，且是开账状态，可以继续做单；
7.新增会计年度，且新年度里面还没有做相关的业务单据，做年结存时选择了之前年度做后一个期间，然后做年结存，本次指定期间年结存完成； 账套回到期初未开账状态；上一年年末数据结转到当前期初。确认没有问题可开账使用。
3.4.3、注意事项
1.指定期间之前明细账和单据将不再存在！
2.账套中，商品信息使用了移动加权管理批次、先进先出法、手工指定法，启用管理序列号商品，又在【新的会计年度做过单据】就不支持指定之前期间做年结存，会有以下提示【商品中有存在批次管理商品或序列号商品，不能年结存。请将所有单据全部结账后再选择最后一个期间进行年结存!】
处理方法：只有将新年度里面做过的单据全部业务月结存——总账凭证记账——结转损益——财务月结到最后一个已做账期间，比如客户做单录单时间最大是2026年1月，那么就要把2026年1月的账全部结完，在年结存选择2026-01这个期间做年结存，做完后回到期初状态。
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